wiki で「たたき台」をブラッシュアップする

昨日は Wikipedia を例に取り、wiki による「共同編集」の難しさについて考察しましたが、この難しさはインターネット上で見知らぬ他人(ボランティア)同士が協働しようとすることに起因するものでした。
そう考えると企業内のようにお互い顔の見える同士で wiki を使う場合の方がむしろ wiki の効果が発揮されるのかもしれません。

○ wiki を同報メール代わりにする？

wiki を企業内で利用することについて以下のような記述を目にしました。

2006/01/06
wiki--集団による編集が変える報道のあり方 - CNET Japan

wikiは同報メールに取って代わるものとして、企業にも根を下ろしつつある。従来の同報メールには、議論の流れが分かりにくい、最初のメールに添付されていたワード文書が、その後のすべてのメールに添付され、サーバに負担をかけるといった問題があった。Walesによれば、家電小売りチェーンのBest Buyは、wikiを9万人の従業員との情報共有に活用しているという。

企業内で、しかも多数の従業員によって wiki が利用されている事例があるとのことですが、この「wikiは同報メールに取って代わるもの」という表現がこの説明だけではいまいちはっきりイメージできませんでした。

○ wiki で会議の議事録を作成、共有する

この「同報メール代わりに使う」という使い方は以下のエントリを読んで具体的にイメージすることができました。

2005/06/16
Wikiでプロジェクトマネジメントする4つの方法

これは以下の英語の原文を元に日本語で解説してくださっているものです。

Four ways to use wikis for project management

Dain さんのエントリによると、wiki で会議の議事録を作成、共有する流れは以下の通りです。

1. 会議の主催者が会議の概要(議題の項目など)を wiki で記し「関連する担当は当日までに資料を作成しておいてください」といって、該当する wiki の URL だけを会議の発表者にメールなどで知らせる。
2. 発表者は自分の発表する内容や関連資料を会議の日までに wiki にアップする。
3. 会議が終わった後は議事録の作成を受け持った人が議事録の「たたき台」を書いて再度 wiki にアップし、あとは各発表者に加筆、訂正を委ねる。

確かにこうすると会議の準備、進行が円滑に進むだけでなく、会議の後の作業も楽になりそうです。
議事録を作成する場合よくあるのは、たたき台を会議出席者に見せた後に各発表者から追記や訂正箇所が出てきて、そのたびに出席者間でたびたび同報メールが飛び交うようなケースです。(しかも毎回添付ファイル付きだったり)
議事録作成者がそれを取りまとめるのは非常に煩雑な作業ですが、wiki を使うと確かにそのような手間を削減しつつ、皆が同報メールに煩わされることもなくなりそうです。

○ 企業内で wiki を活用できそうな理由

このように企業内で wiki をうまく活用できそうな理由として、インターネット上で wiki を使う場合とは逆に当事者間の責任や役割が明確だからという点が挙げられそうです。

つまり上司やプロジェクトマネージャー、会議の主催者などが wiki の運用をコントロールすることができ、「共同編集」するにしても誰がどの部分を編集するのか明確に分担することが可能です。
(むしろプロジェクトマネージャ主導で使うことが絶対条件であると、上の Dain さんも書かれています。)

そして記載内容に関して意見が分かれた場合でも、関係者間で納得の行くまで議論することは、インターネット上で見知らぬ他人が行う場合よりは容易と思われます。

◇ ◇ ◇ ◇ ◇

とはいえ wiki の場合はブログと違ってツールの使い方の難しさなどもよく指摘されるところで、企業内で使うとした場合でも関係者全員が使いこなせるかという問題も出てきます。
引き続き wiki のツールとしての側面も見ていきたいと思います。